Tietosuojaseloste:

Double Round Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Laadittu 14.9.2026

1. Rekisterinpitäjä

  • Yritys: Double Round Oy
  • Y-tunnus: 3122835-8
  • Osoite: Muuntajakatu 14, 13130 HÄMEENLINNA
  • Sähköposti: info@doubleround.com
  • Verkkosivusto: www.doubleround.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

3. Rekisterin nimi

Double Round Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

  • Sopimuksen täytäntöönpano ja asiakassuhteen hoitaminen: Tilausten käsittely, palveluiden toimittaminen, asiakaspalvelu, laskutus ja asiakasviestintä (Sopimus perusteena, GDPR 6 art. 1b).
  • Liiketoiminnan kehittäminen ja analysointi: Palveluiden, verkko-oppimisalustojen, verkkosivuston ja asiakaskokemuksen parantaminen (Oikeutettu etu, GDPR 6 art. 1f).
  • Markkinointi ja viestintä: Suoramarkkinointi, uutiskirjeet ja tapahtumakutsut. Sähköiseen suoramarkkinointiin pyydetään lakisääteinen suostumus, paitsi B2B-asiakassuhteissa, joissa käsittely perustuu oikeutettuun etuun (Suostumus / Oikeutettu etu, GDPR 6 art. 1a/1f).
  • Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Kirjanpito- ja verolainsäädännön noudattaminen sekä muut lakisääteiset velvoitteet (Lakisääteinen velvoite, GDPR 6 art. 1c).
  • Double Round Oy käsittelee Jotpa-rahoitteisten koulutuskokonaisuuksien yhteydessä henkilötietoja rekisterinpitäjänä olevan Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (Jotpa) puolesta. Käsittelijän roolissa tarkoitus on seuraava: opiskelijoiden hyväksyminen muuhun kuin säänneltyyn koulutukseen, opiskelijoiden opintosuoritusten kirjaaminen muun kuin säännellyn koulutuksen opintosuoritusrekisteriin, opiskelijoiden taustatietojen toimittaminen Jotpalle arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja seurannan toteuttamista varten. Käsiteltävät henkilötiedot sisältävät tällöin:
    • Muuhun kuin säänneltyyn koulutukseen valittavien opiskelijoiden rekisteri: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika, sähköpostiosoite, työllisyysstatus, työnantaja ja tehtävänimike. 
    • Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen hankkiman muun kuin säännellyn koulutuksen opintosuoritusrekisteri: nimi ja oppijanumero
    • Taustatietolomake: nimi, henkilötunnus, korkein suoritettu tutkinto, äidinkieli, sukupuoli, ammatti, työnantajan kokoluokka, työskentelysektori, työllisyysstatus, työsuhteen laatu
  • Double Round Oy käsittelee lisäksi rekisteröityneiden henkilöiden tietoja omassa rekisterissään sopimuksen täytäntöönpanoa, viestintää sekä toiminnan kehittämistä varten.
    • Käsiteltävät henkilötiedot sisältävät: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantaja ja tehtävänimike. 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • Perustiedot: Nimi, tehtävä, yritys/organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite.
  • Asiakassuhteen tiedot: Tilaus- ja sopimustiedot, laskutustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot.
  • Markkinointi- ja viestintätiedot: Uutiskirjeen tilaustiedot, markkinointiluvat ja -kiellot, tapahtumaosallistumiset.
  • Digitaaliset tunnisteet: Verkkosivuston käytöstä kerättävät evästetiedot (IP-osoite, selaintiedot, sivustokäyttäytyminen) käyttäjän annettua evästesuostumuksen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti:

  • Rekisteröidyltä itseltään (esim. verkkosivulomakkeet, sähköposti, sopimukset, tapaamiset).
  • Asiakassuhteen ja palveluiden käytön yhteydessä automaattisesti syntyvistä tiedoista.
  • Julkisista lähteistä (esim. yritysten verkkosivut, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ, LinkedIn) B2B-markkinointia varten.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille yrityksen ulkopuolelle myynti- tai markkinointitarkoituksiin.

Tietoja voidaan luovuttaa luotettaville palveluntarjoajille (tietojen käsittelijät), jotka toteuttavat palveluita Double Round Oy:n lukuun. Näitä ovat:

  • IT- ja pilvipalvelutarjoajat (esim. sähköposti, toimisto-ohjelmistot, toiminnanohjaus)
  • Kirjanpito- ja laskutusjärjestelmien tarjoajat
  • Uutiskirje- ja markkinointijärjestelmien tarjoajat
  • Puhelimitse tapahtuvaa kontaktointia tarjoavat toimijat

Tietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu GDPR:n 28 artiklan mukaiset tietojenkäsittelysopimukset (DPA).

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja käsitellään pääsääntöisesti EU/ETA-alueen sisällä.

Mikäli tietojenkäsittelyalustoja (esim. globaalit pilvipalvelut tai markkinointityökalut) käytettäessä tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle (esim. Yhdysvaltoihin), siirto perustuu aina Euroopan komission vastaavuuspäätökseen (esim. EU-US Data Privacy Framework) tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) sekä tarvittaviin lisäsuojatoimiin.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

  • Asiakastiedot: Säilytetään asiakassuhteen voimassaoloajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen mahdollisten reklamaatioiden ja lakisääteisten vaateiden hoitamiseksi.
  • Kirjanpitoaineisto: Säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy).
  • Markkinointitiedot: Säilytetään niin kauan kuin rekisteröity ei ole peruuttanut suostumustaan tai kieltänyt suoramarkkinointia.

Säilytystarve tarkistetaan säännöllisesti ja tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tiedot suojataan asianmukaisesti:

  • Manuaalinen aineisto: Säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.
  • Digitaalinen aineisto: Suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten käyttäjäkohtaisin tunnuksin ja salasanoin sekä kaksivaiheisella tunnistautumisella (2FA). Pääsy tietoihin on vain niillä työntekijöillä tai yhteistyökumppaneilla, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:

  • Tarkastusoikeus: Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä tarkastaa itseään koskevat tiedot.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Oikeus saada henkilötiedot poistettua, jos käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen: Oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tai vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun tai suoramarkkinointiin.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Oikeus saada antamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
  • Valitusoikeus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

Pyyntöjen toteuttaminen

Tietosuojaoikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostitse osoitteeseen: info@doubleround.com. Pyynnöt käsitellään ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyytäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen tietojen luovuttamista.